BAB 3. MENGGUNAKAN E-MAIL UNTUK KOMUNIKASI (XI)

MENDESKRIPSIKAN FUNGSI E-MAIL SEBAGAI ALAT KOMUNIKASI

Electronic Mail adalah salah satu fasilitas atau aplikasi yang paling banyak digunakan di Internet. Hal ini karena Email merupakan alat komunikasi yang paling murah dan cepat. Dengan Email kita dapat berhubungan dengan siapa saja yang terhubung ke Internet di seluruh dunia dengan biaya pulsa lokal(bila kita menggunakan line telepon atau ISDN). Email menggeser penggunaan telepon dan fax dimasa kini. Konsep Email adalah seperti kita mengirim surat dengan pos biasa, dimana kita mengirimkan ke kantor pos dengan dibubuhi alamat yang kita tuju. Dari Kantor Pos tersebut akan disampaikan ke Kantor Pos yang terdekat dengan alamat yang dituju dan akhirnya sampai ke alamat tersebut. Dan si penerima hanya membuka kotak pos-nya saja yang ada didepan rumah. Disini si Pengirim tidak tahu apakah si orang yang dituju tersebut sudah menerima surat tersebut, sampai surat itu dibalas. Dengan Email, data dikirim secara elektronik sehingga sampai di tujuan dengan sangat cepat. Juga kita dapat mengirim file-file berupa program, gambar, graphik dan lain sebagainya. Kita juga dapat mengirim ke lebih dari satu orang sekaligus pada saat bersamaan dan kita juga tahu dalam hitungan detik, bahwa surat kita tersebut telah sampai ketujuannya.

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, terdapat penyediaan layanan e-mail yaitu:
a. Yahoo!
b. Gmail
c. Hotmail
d. Plasa

Menulis email sudah menjadi bagian dari pekerjaan kita beberapa tahun terakhir ini. Dunia menjadi semakin terlihat kecil dengan kemampuan email untuk mengirim dan menerima surat, data atau gambar ke suatu tempat yang bahkan tidak pernah kita ketahui sebelumnya.
Sebagai bagian dari pekerjaan, sudah seharusnya kita mencoba untuk mencari tahu bagaimana dalam menulis email yang baik dan benar.

Menggunakan Alamat Tujuan dan Subjek untuk Membuat E-mail

Hal yang harus diketahui sebelum mengirim e-mail ke seseorang adalah alamat e-mail dari orang tersebut. Jika kamu tidak mempunyai alamat e-mail maka proses pengiriman e-mail tidak akan pernah terjadi.

Terdapat banyak penyedia e-mail, antara lain sebagai berikut.
• Yahoo, beralamat di mail.yahoo.com
• Gmail, beralamat di mail.gmail.com
• Hotmail, beralamat di www.hotmail.com
• Plasa, berlayanan di www.plasa.com
Penyedia layanan e-mail tersebut pada umumnya mensyaratkan pengguna untuk melakukan registrasi terlebih dahulu. Registrasi ini akan mengumpulkan data-data pengguna, antara lain nama yang digunakan pada saat login (User ID), password, data diri pengguna (user), serta informasi lain yang dibutuhkan.
Nama login atau alamat e-mail pada umumnya terdiri atas dua bagian utama, yaitu nama mailbox dan nama computer di mana mailbox tersebut berada.
Format penulisan alamat e-mail dapat dituliskan sebagai berikut : namamailbox@namamailserver
Beberapa pengguna e-mail dapat membentuk kelompok yang diwakili oleh sebuah alamat e-mail. Kelompok semacam ini disebut dengan milis (mailing list). Tujuan dibuatnya sebuah milis adalah atas dasar kesamaan minat atau kepentingan dan biasanya dimanfaatkan untuk keperluan diskusi antara anggotanya.
Apa yang dimaksud dengan “Cc” dan “Bcc”?

Biasanya “Cc” (Carbon Copy) digunakan untuk orang yang anda tuju tapi tidak memerlukan reply (tanggapan) dari mereka atau hanya sekedar pemberitahuan saja. Sedangkan “Bcc” (Blind Carbon Copy) digunakan hampir sama dengan “Cc” tetapi dalam hal ini, penerima dalam “Bcc” tidak akan diketahui (terihat) oleh penerima yang ada di “To” atau “Cc” dan juga penerima “Bcc” tidak dapat melihat penerima lain yang ada di “Bcc” juga.

Menggunakan alamat tujuan & subjek untuk membuat e-maila.melakukan pendaftaran di yahoo mail-klik tombol start-klik browser website-buka situs yahoomail di http//mail.yahoo.com.

MELAKUKAN ATTACHMENT FILE DALAM E_mail

Melakukan Attachment:Attachment adalah suatu proses penyertaan data lain dalam pengiriman e-mail.Langkahnya:1. Buka mail box e-mail (yahoo).2. Pilih compose/new.3. Klik to, masukkan alamat yang di tuju.4. Tuliskan Subjectnya.5. Klik Attach Files.6. Pilih data yang ingin disertakan.7. Pilih send.Buat teman-teman yang masih pemula, berikut ini adalah cara mengirim email dan attachment (file lampiran) dapat berupa dokumen word, excel, powerpoint, dll. File gambar (jpg, bmp, gif, dsb), file multimedia misalnya format mp3, avi atau file terkompress (zip, winrar, 7zip) dan lain-lain. File-file lampiran tersebut dapat anda kirim sebagai file lampiran email gmail anda.Prosedur yang anda lakukan adalah:1. Login ke account email (gmail)anda, gunakan link berikut:http://www.gmail.com/2. masukkan username dan password gmail andaKlik tombol Masuk (Sign In)3. klik tombol Buat Surat untuk memulai menulis pesan (message)4. Pada bagian untuk : ketik alamat email tujuan (misalnya: muinzandi@yahoo.com)Email tambahan bisa di Cc atau di Bcc, misalnya : muinzandi@gmail.com, andimuinz@yahoo.com (penulisan email jika lebih dari satu dipisah dengan tanda koma)Keterangan:Bcc bisa anda gunakan jika ingin orang yang anda kirimi email tidak bisa mengetahui ke mana saja email tersebut anda kirimkan). sederhananya seperti ini, jika anda mengirim email ke 20 orang (alamat email), maka orang pertama tidak tahu ke 19 orang lainnya yang anda kirimi email, demikian juga orang kedua tidak mengetahui ke 19 orang lainnya yang anda kirimi email, demikian seterusnya.Jika menggunakan Cc maka 20 orang yang anda kirimi email mengetahui ke mana saja anda kirim email tersebut.d. Judul : diisi dengan topik/tema suratIsi pesan yang akan anda kirim pada bagian kotak teks editorUntuk menyisipkan attachment/ file lampiran (dalam contoh ini saya melampirkan gambar). Klik tombol Lampiran5. Pilih file yang akan dilampirkanKlik tombol Open6. Akan tampak satu file telah dilampirkan, untuk menambah file lain yang ingin dilampirkan, klik tombol "Lampirkan file lain"7. Klik tombol "Browse"8. Pilih file lain yang akan dilampirkan (lihat kotak dialg pada nomor 5 diatas)Klik tombol selesai9. Lihat sudah terlampir 2 file (anda bisa melampirkan lebih dari 2 file)Untuk mengirim pesan klik tombol Kirim10. Jika berhasil maka akan mucul pesan berikut Tips : Untuk menyimpan file attachment ini, caranya mudah. Ada dua cara yang bisa Anda pilih untuk melakukannya. Cara pertama adalah mengklik kanan keterangan file attachment setelah Anda membuka e-mailnya lalu pilih “Save As”. Selanjutnya, Anda tinggal memilih satu folder dalam hard disk untuk menampung file attachment tersebut. Sementara itu, cara kedua menggunakan perintah dari menu bar. Buka e-mail yang memiliki file attachment dengan cara klik ganda. Selanjutnya, dari menu bar klik “File Save attachment. Sekali lagi, Anda tentukan folder dalam hard disk lalu klik “OK”.

MELAKUKAN REPLY DAN FORWARD

CARA REPLY E-MAIL

Cara membalas e-mail bisa dilakukan sama seperti ketika mengirim e-mail. Hal ini berarti kita harus mengetikkan lagi Id pengirim e-mail. Berikut ini cara yang lebih praktis untuk membalas e-mail yang mana Id pengirim e-mail sudah tercantum secara otomatis.
1. Langkah pertama untuk membalas e-mail adalah membuka e-mail tersebut terlebih dahulu.
2. Klik tombol Reply (Jawaban)
3. Sebelum Anda mengetik surat balasan, sebaiknya isi surat sebelumnya dihapus terlebih dahulu. Cara mengetik surat sama seperti saat Anda mengirim e-mail.
4. Klik tombol Send (Kirim) untuk mengirim e-mail. Jika e-mail tersebut berhasil dikirim ke alamat e-mail yang dituju, maka maka akan muncul keterangan Sent (Terkirim).
5. Selanjutnya, jika Anda ingin kembali ke tampilan sebelumnya maka gunakan tombol Back, sedangkan jika Anda sudah ingin keluar dari Yahoo mail maka klik Sign Out (Keluar).Ada kalanya anda ingin surat elektronik (e-mail) anda yang berbasis webbased mail, anda teruskan ke account emai anda yang lain,misalnya ke yang berbasis imap4 and pop3, mungkin disebabkan karena anda ingin membaca email dari ponsel anda yang menggunakan wap dengan koneksi internet gprs,atau mungkin anda merasa mailbox anda yang sudah penuh, dan banyak faktor lainnya.Jadi, kesimpulannya, email forwarding / penerusan email adalah cara untuk mengalihkan email yang dikirimkan oleh orang lainke alamat email yang kita berikan ke alamat email yang kita berikan kepada orang tersebut dialihkan ke alamat email yang kita setting sendiri.Berikut ini saya ingin mensharing tips melakukan forwarding email dari yahoo ke account email lain,contohnya saya disini ingin memforward email dari : abcde@yahoo.co.id ke alamat email : abcde@gawab.com .Perlu diingat, tidak seluruh domain email yahoo bisa menggunakan fitur ini, setahu saya, domain yahoo yang mempunyai fasilitasemail forwarding adalah : yahoo.co.id (Indonesia) dan yahoo.com.sg (singapura), mungkin anda mempunyai yang lain ?Step demi step kita lakukan disini adalah sebagai berikut:
1. Login dahulu ke yahoo! mail dengan username & password anda.
2. Setelah masuk ke interface yahoo mail, pilih OPSI
3. Akses dan Penerusan POP
4. pilih antara 1. Akses Web & POP [Setelan POP] dengan 2. Meneruskan.
MENGELOLA E-MAIL
Berikut tips mengelola e-Mail secara profesional:
Ikutilah tata krama dalam mengirim email, khususnya jika email itu penting. Buatlah pesan secara singkat, terfokus dan jelas.
Hargai penerima email Anda dengan ucapan sapaan hormat semacam ‘terima kasih’ dan sebagainya. Buatlah pula subyek email dengan jelas.
Hati-hati, jangan sampai mengirim email pada orang yang salah. Teliti selalu sebelum membeli mengirim email penting.
Jangan hanya memakai 1 alamat email untuk segala urusan. Bagi-bagi alamat email Anda untuk urusan bisnis, pertemanan, mailing list dan sebagainya agar tidak menimbulkan kebingungan karena banjir email.
Mengecek seluruh akun email mungkin akan terlalu menyita waktu. Solusinya, Anda bisa memakai software gratis seperti Prompter. Software ini bisa otomatis mengumumkan email yang masuk pada pengguna serta mengorganisir email.
Jangan tekan tombol ‘kirim’ terlalu cepat. Baca ulang email Anda untuk meminimalisir kesalahan seperti salah ketik atau salah kata. Terlalu banyak kesalahan dalam email bisa mempengaruhi persepsi penerima bahwa Anda ceroboh dan tidak menghargai sang penerima pesan.

Seringkali Anda lupa bahwa Anda perlu mencantumkan ‘attachment’. Untuk itu, pastikan ‘attachment’ jangan sampai ketinggalan.
Atur email dengan mengelompokkan dan memasukkannya kedalam folder sesuai dengan kategorinya, agar kita mudah untuk mengeceknya kembali dan isi email menjadi lebih rapi.
Jangan sembarangan register keanggotaan pada satu layanan website yang menggunakan email, karena pihak penyedia layanan bisa saja memanfaatkan alamat email untuk keperluan seperti spam dan sebagainya.

MENGELOLA E-MAIL DENGAN PAKAI WEBMAIL ATAU E-MAIL CLIENT

Dengan apa Anda biasanya mengelola e-mail? Webmail atau program e-mail client seperti Outlook Express, Eudora, atau Netscape Messenger? Atau, jangan-jangan Anda masih bingung dengan perbedaan antara webmail dengan e-mail client? Jangan khawatir! Uraian berikut ini akan menjawab rasa penasaran Anda.E-mail merupakan media surat-menyurat yang dilakukan melalui media elektronik alias komputer. Dengan e-mail, komputer-komputer di seluruh dunia - yang terhubung dalam jaringan internet - bisa saling mengirim pesan, sebagaimana layaknya Anda mengirim surat kepada rekan-rekan Anda yang tingal di belahan dunia yang lain.Dilihat dari cara kerjanya, proses pengiriman e-mail sebenarnya tidak jauh berbeda dengan surat konvensional. Untuk mengirim surat, pertama kali Anda mengantar surat tersebut ke kantor pos terdekat. Pihak kantor pos akan mengumpulkan seluruh surat yang masuk, menyortirnya berdasarkan wilayah tujuan, lalu mendistribusikan surat-surat tersebut ke alamat tujuan masing-masing.E-mail pun bekerja dengan cara seperti itu. Ada dua protokol utama yang mengatur lalu lintas surat elektronik. Protokol pertama bernama SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), yang bisa dianalogikan sebagai kantor pos, dan berfungsi untuk mendistribusikan pesan-pesan yang Anda kirim ke alamat (baca: mail server) tujuan. Sedangkan protokol kedua bernama POP3 (Post Office Protocol version 3), yang bertugas menangani pesan-pesan elektronik yang masuk ke "kotak pos" Anda.Ketika Anda mengirim sebuah pesan elektronik, komputer Anda akan mengarahkan pesan tersebut ke sebuah SMTP server, untuk diteruskan ke mail-server tujuan. Mail-server tujuan ini bisa dianalogikan sebagai kotak pos di pagar depan rumah Anda, atau kotak PO BOX di kantor pos. Pesan-pesan yang terkirim akan "nongkrong" di tempat tersebut hingga si pemiliknya mengambilnya. Urusan pengambilan pesan elektronik tersebut ditangani oleh protokol bernama POP3 tadi.Anda sebagai penerima e-mail memiliki keleluasaan untuk memilih, dengan program atau media apa Anda mengambil pesan-pesan yang masuk ke mail server Anda. Setiap mail server memiliki fasilitas bernama webmail yang memungkinkan Anda mengelola e-mail dari mana saja di seluruh dunia. Yang penting, komputer Anda memiliki akses internet.Webmail ini bisa diakses melalui program browser favorit Anda seperti Internet Explorer, Netscape Navigator, Opera, dan sebagainya. Anda tinggal mengetikkan alamat URL dari webmail tersebut (misalnya http://mail.yahoo.com atau www.hotmail.com), melakukan login dengan memasukkan username dan password, lalu Anda akan segera bisa melihat pesan-pesan yang masuk ke "kotak surat" alias inbox Anda. Inilah yang disebut sebagai "mengelola e-mail dengan webmail".Sementara POP client (atau e-mail client) adalah software pengelola e-mail yang bertugas untuk memindahkan pesan-pesan e-mail dari mail server Anda ke harddisk di komputer Anda. Karena tugasnya adalah memindahkan, maka inbox di mail server Anda akan kosong setelah pesan-pesan tersebut masuk ke komputer Anda.Ada sejumlah program e-mail client yang cukup populer, seperti Microsoft Outlook dan Outlook Express, Eudora, Netscape Messenger, dan masih banyak lagi. Anda bisa memilih program yang Anda sukai, atau program yang Anda anggap paling bagus. Agar pesan-pesan e-mail Anda di server bisa diambil dengan sukses oleh program e-mail client, Anda harus mengatur setting untuk POP3 dan SMTP account-nya.Untuk POP3 account biasanya bersifat fixed, tidak bisa diubah-ubah. Jika Anda menggunakan account e-mail CBN misalnya, maka POP3 accountnya adalah pop.cbn.net.id. Sedangkan SMTP account biasanya lebih fleksibel, karena tergantung dari ISP yang Anda gunakan. Misalnya Anda menggunakan account e-mail gratisan dari hotpop.com. Anda bisa menggunakan SMTP account-nya hotpop.com (smtp.hotpop.com), atau SMTP dari ISP Anda (untuk CBN, SMTP account-nya adalah smtp.cbn.net.id).Secara umum, penggunaan e-mail client akan meminimalisir "ketergantungan" Anda terhadap akses internet. Kenapa? Karena koneksi internet hanya Anda butuhkan ketika melakukan dua hal: (1) mengambil pesan-pesan e-mail dari mail server Anda, dan (2) ketika Anda hendak mengirim e-mail. Anda sama sekali tidak membutuhkan koneksi internet ketika membaca atau mengetik pesan e-mail.

MELAKUKAN DOWNLOAD ATTACHMENT DAN MEMINDAHKAN PADA MEDIA LAIN

Tulisan ini barangkali teramat sederhana bagi yang sudah terbiasa menggunakan fasilitas attach files ini, namun mungkin juga akan sangat berarti bagi pembaca yang belum pernah mencoba menggunakannya. Aplikasi e-mai adalah aplikasi komputer yang digunakan untuk mengirim dan menerima e-mail. Dewasa ini aplikasi e-mail telah mengalami banyak perkembangan dengan penambahan fitur-fitur baru. Oleh karena itu aplikasi e-mail tidak hanya berguna untuk mengirim dan menerima e-mail teks biasa. Misalnya , beberapa aplikasi e-mail telah dilengkapi address book yang selain menyimpan nama dan alamat e-mail rekanan, juga dapat dipergunakan untuk menyimpan alamat rumah, kantor, nomor telepon, tanggal ulang tahun dan bahkan foto orang-orang yang kita sayangi.

Salah satu fitur yang “barangkali” belum kita pergunakan adalah attach files
(lampirkan files). Dengan fitur ini pengguna dapat mengirimkan berkas dalam bentuk apapun, baik dokumen, gambar, audio maupun video sejauh besar berkas tidak melebihi kapasitas penyedia layanan e-mail.

Untuk mempergunakan fasilitas ini mari kita ikuti langkah-langkahnya.

A. Mengirimkan e-mail dengan fitur attach files
1. Apabila kita telah membuka teks untuk menulis pada e-mail, maka pada halaman penulisan e-mail kliklah tombol “Attach Files” (….@yahoo.com) atau “lampirkan file” bagi pembaca yang mempergunakan alamat e-mail …….@yahoo.co.id
2. Ada 5 kolom sebagai tempat lokasi berkas yang akan dilampirkan. Kliklah tombol “browse” dan pilih berkas yang akan dilampirkan. Di sini pengguna dapat pula langsung menuliskan lokasi berkas di komputer lokalnya apabila tahu dengan pasti alamat/lokasi berkasnya.
3. Setelah selesai memasukkan lokasi berkas-berkas yang akan dikirimkan, kliklah tombol “Attach Files”. Tunggulah sebentar ,saat ada tulisan “Attaching files” yang menandakan bahwa file kita sedang dilampirkan. Lama waktu tunggu umumnya tergantung pada kecepatan koneksi internet dan berkas yang dilampirkan. Makin lambat koneksi internet atau makin besar berkas yang dilampirkan, makin lama waktu tunggunya.
4. Apabila berkas-berkas telah dilampirkan dengan sukses maka akan muncul “The following files have been attached” yang memberitahukan bahwa file telah dilampirkan. Selanjutnya kliklah tombol “Continue to Message”. Apabila ingin melampirkan lebih banyak berkas kliklah lagi “Attach more Files” dan ulangi tahap-tahap pengirimannya seperti langkah-langkah di atas. Bila telah selesai menulis e-mail, kliklah tombol “send/kirim”


B. Menerima e-mail
1. Sebelum membaca e-mail, sebagaimana biasa pengguna harus melakukan login dengan mengisi Yahoo!ID dan password-nya. Selanjutnya kotak pos akan muncul dengan pemberitahuan jumlah e-mail baru yang diterima pengguna. Kliklah “inbox/kotak masuk” untuk membuka kotak pos.
2. Setelah tampil daftar e-mail baru yang masuk dan diterima pengguna pilihlah e-mail yang akan dibaca terlebih dahulu. Apabila ingin menyimpan berkas teks yang dikirimkan maka kliklah “Download File” di sebelah kalimat “Plain text Attachment”. Kemudian bila kita ingin menyimpan berkas/gambar yang dikirimkan, kliklah “Save to Computer” di sebelah Thumbnail gambar.
3. Apabila telah berganti tampilan, selanjutnya kliklah “Download Attachment” untuk menyimpan berkas ke dalam komputer lokal pengguna.
4. Setelah selesai, pengguna akan dibawa kembali ke halaman isi e-mail.

CARA MENYIMPAN FILE ATTACHMENT

Download Attachment dan Memindahkan pada Media yang Lain.Membuka/menyimpan attach file:
1. Buka e-mail yang mengandung file attach.
2. Klik nama file attachment.
3. Klik scan and download attachment
4. Klik Download attachment jika file benar-benar terbebas dari virus.
5. Akan muncul kotak dialog dengan pilihan:open, untuk membuka.save, untuk menyimpan.cancel, untuk membatalkan.
6. Jika ingin menyimpan file attachment klik save, lalu pilih pada save as direktori yang ingin dijadikan tempat penyimpanan.Virus dapat ditemukan pada attachment e-mail yang anda dapatkan melalui Outlook Express. Hal ini berbeda dengan pengambilan emai di web browser yang mengijinkan anda melihat terlebih dahulu daftar e-mail, dan memilih sendiri e-mail mana yang ingin di akses atau di download.

Kode etik Penggunaan E-mail

Berikut ini beberapa aturan yang perlu kamu ketahui ketika kamu berkomunikasi melalui e-mail.
a. Hindari penggunaan huruf capital terhadap seluruh isi pesan.
b. Hormati privacy orang lain
c. Ingatlah bahwa tidak semua orang suka menerima segala hal yang kamu anggap lucu.
d. Jangan teruskan surat berantai.
e. Jangan melakukan spam.
f. Perhatikan dahulu susunan e-mail “forwards” kamu apabila ingin mengirim kembali sebagian atau seluruh pesan kepada pihak lain.
g. Selalu isi bagian subjek, jangan dibiarkan kosong.
h. Gantilah “subject” atau judul e-mail apabila topic pembicaraan kamu berubah.
i. Hapuslah pesan “Reply” yang tidak perlu.
j. Jangan mudah tersinggung, reaksi berlebihan, atau terburu-buru menghapus suatu e-mail tanpa berusaha memikirkannya dengan baik.
k. Bersabarlah dalam menunggu balasan (reply)
l. Jangan mengirim e-mail dengan lampiran yang terlalu besar
m. Hindari kesalahan ejaan ataupun tatabahasa
n. Hindari penggunaan kata-kata “pedas” karena akan membuat orang merasa tidak enak hati.
o. Baca Frquently Asked Question (FAQ) jika baru bergabung dalam sebuah kelompok diskusi.